Responsibilities
四方核心职责分工
展会（项目）负责人
确定出差后及时同步行政人事部：时段、地点、驻留时长、核心人员
组建专项沟通群，明确告知员工护照有效期要求（回国后≥6个月）及签证截止时限（预留≥15个工作日）
跟踪「已安排申请签证」「已获签」两个关键节点
人员/行程变动须在 24小时内 同步至行政、财务及员工
归集审核员工垫付费用凭证，统一提交报销并全程跟进
出差员工
收到通知后 3个工作日内 核查护照有效期，过期或不足需及时补办
自行选择合规机构办理签证，在「申请签证」「已获签」节点同步至专项群
出差结束后 3个工作日内 提交垫付费用凭证给负责人
出发前核对护照、签证、机票行程单等核心材料
行政人事部
建立专项出差管理台账，实时更新人员信息、证件进度、预订状态、保险情况
依据负责人信息预订酒店、机票、接送机用车，预订完成后24小时内同步凭证给负责人
提前 15天 采购海外出差保险（公司承担，无需员工报销），3日内分发保单
协助处置证件办理、预订异常、保险理赔等问题
财务部
收到报销申请后 3个工作日内 完成审核，需补充材料需清晰注明原因
审核通过后按财务流程支付，款项统一支付至负责人指定账户
对接行政人事部，完成酒店、机票、接送机、保险等公司直接结算费用的账务处理
Overseas Exhibition
海外展会流程规范
前期筹备阶段
展会前 6 个月起
▼
A · 酒店预订
| 出差区域 | 基础提前期 | 展会火热时 |
|---|---|---|
| 欧洲、北美 | 至少 6 个月 | 至少 8 个月 |
| 亚马逊区域及其他 | 3–6 个月 | 至少 6 个月 |
B · 机票预订及证件办理（展会前 1–3 月）
负责人确认无拒签风险后同步人员及行程 → 行政预订航班，24小时内分发行程单
负责人确定最终人员及要求 → 员工自行办理签证，同步「申请签证 / 获签」节点至专项群
C · 保险购买及行李额（展会前 2 周）
行政按最终人员及行程采购保险，确保覆盖全程 → 3日内分发保单（费用公司承担）
负责人统计员工行李额需求，明确购买标准并同步 → 员工在此阶段完成购买，同步购买结果至专项群
D · 用车（展会前 1 周）
负责人汇总用车需求 → 行政预订车辆并同步信息
出差执行阶段
出差期间
▼
遇航班延误、签证受阻、意外事故等，第一时间告知展会（项目）负责人与行政人事部，协同协调解决
展会（项目）负责人牵头处理现场问题，需调整预订、保险等事宜的，及时对接行政人事部
后期收尾阶段
出差结束后
▼
01
员工提交垫付凭证
出差结束后 3 日内，员工整理个人垫付费用凭证提交给负责人
02
负责人审核
负责人于 2 日内完成审核，核查真实性与合规性
03
提交报销申请
建议于 5 个工作日内通过企业微信提交报销申请，减少凭证积压
04
财务审核支付
财务部 3 日内完成报销审核 → 审核通过后尽快支付至负责人账户 → 负责人分发费用
驳回情形：注明原因，负责人于 1 日内补充材料并重新提交
驳回情形：注明原因，负责人于 1 日内补充材料并重新提交
✓
结算与复盘
行政人事部次月初结算携程商旅账单，同步财务部账务处理；复盘流程并持续优化
Domestic Travel
国内出差流程专项规范
国内出差以「高效便捷、及时响应」为核心，申请和审批均在 12 小时内完成。
STEP 01 · 出差申请
员工提交申请
收到出差任务通知后，12小时内通过企业微信提交申请，注明出行时间、地点、事由、同行人员及住宿/出行需求
常规出差提前 1 周通知员工
STEP 02 · 审批
审批人 12 小时内完成
通过后企业微信后台自动同步至行政部门；未通过需注明驳回原因
STEP 03 · 预订
行政 1 个工作日内完成
距离远：优先经济舱直飞；距离近：优先高铁/包车
出行方式确认后，1个工作日内完成酒店预订
出行方式确认后，1个工作日内完成酒店预订
出差结束后 3 个工作日内，员工整理垫付费用凭证，通过企业微信提交报销申请；财务部 3 个工作日内完成审核支付。
Reimbursement Supplement
报销补充规定
签证费
仅限因公海外出差产生的签证申请费、签证中心服务费；个人补办材料、非公司要求的加急服务费不予报销，凭证符合财务基本规范即可
保险费
海外出差保险费用由公司全额承担，行政人事部直接结算，无需员工提交凭证；理赔涉及个人垫付的，凭保险机构认可凭证报销
个人垫付费用
仅限出差期间因公产生、行政未统一结算的零星费用；需提供合规凭证并注明费用用途，经负责人审核后报销
支付规则
报销款项支付至负责人指定账户；建议负责人在款项到账后 3日内分发员工垫付费用，延迟时应及时向员工说明
Accountability
追责情形
出差员工
故意拖延导致证件/签证延误
提供虚假垫付费用凭证
展会（项目）负责人
未同步变动信息导致重大错购
未审核垫付凭证造成严重财务风险
行政人事部
漏购保险、预订延误且未及时补救
台账混乱影响管理
未按规定直接结算造成纠纷
财务部
未按制度审核垫付费用导致重大资金损失
上述情形依据公司奖惩制度处理；日常非故意轻微失误以指导改进为主。每年至少开展 1 次复盘，结合员工反馈优化流程。